Maitriser Microsoft Outlook: 3 astuces simples qui va vous etonnes

À une époque où les individus peuvent accomplir plus d’une manière rapide, des outils puissante abondent pour fournir plus de facilité. Malheureusement, les utilisateurs sont souvent débordés que suivre une formation approfondie avec cet outil de base restent souvent négligée. Cette technologie s’impose comme l’indispensable de la bureautique, une suite d’efficacité qui intègre Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access et Outlook. Vous utilisez ces applications tous les jours ? Aujourd’hui, nous partagerons nos meilleurs conseils pour vous aider à maitriser Microsoft Outlook dans votre environnement de travail.

La fonction de recherche avancée

Avec l’essor du travail à distance, trouver la solution à un problème peut prendre du temps. Parmi les astuces pour gagner du temps, « recherche avancée » vous permet d’entrer des mots ou des expressions qui vous dirigent vers une commande qui s’exécute en un clin d’œil pour vous. Très pratique non ?

Cliquez sur la barre de « recherche » sur le ruban au-dessus de la fenêtre office outlook pour PC et un mot clé. Vont s’afficher le résultat, notamment courriel, fonction, application, taches, fichier, calendrier, etc.

Cliquez sur le résultat que vous avez besoin et préparez-vous à être étonné.

Utiliser la boite de réception Focus et autres

Si votre journée de travail commence comme suit : vous ouvrez votre boîte de réception Outlook et vous sentez dépasser. Pas de panique ! microsoft outlook a pensée à vous.

L’inclusion de la boite reception Focus et autre est votre remède le plus efficace, elle vous permet de canaliser votre boîte de réception. L’avantage ? Votre boîte Focus de réception permet de garder les messages importants à l’avant-plan, ce qui facilite le traitement de vos e-mails.

Les messages que vous considérez comme les plus importantes sont enregistrés dans votre boîte Focus. Les envois expédiés depuis la boîte Autres sont encore ouverts, mais prennent une catégorie secondaire.

Prêt à vous débarrasser du stress ? Voici ce qu’il faut faire…

Déplacez un message d’une boîte à l’autre en appuyant le clic droit sur un message et en choisissant tout ce qui est considéré comme « Déplacer vers la boite Focalisé » ou « Déplacer vers la boite Autres ».

Automatiser le tri de vos mails

Jour après jour, un email arrive dans votre boîte de réception et a pour objet souvent la distraction.

Parmi nos trucs astuces, vous pouvez utiliser les règles Outlook pour trier automatiquement les courriers entrants dans le dossier approprié, par exemple en envoyant toujours les e-mails de vos contacts avec une certaine ligne d’objet dans le dossier « À faire » et les e-mails d’une newsletter le dossier « Un jour ». Voici comment faire…

faites un clic droit sur l’email, survolez « Règles » et sélectionnez « Créer une règle ».
choisissez les critères de la règle : « De [Expéditeur] » exécutera la règle chaque fois que vous recevrez un e-mail d’une adresse mail ou d’un contact spécifique. « L’objet contient » exécutera la règle chaque fois qu’une ligne d’objet spécifiée est utilisée.
selectionnez ce qui se passe lorsque la règle s’exécute. Pour trier les e-mails de votre boîte de réception et les placer dans le dossier approprié, cochez « Déplacer l’élément vers le dossier » et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez que les e-mails soient envoyés. Vous pouvez aussi choisir le dossier « Éléments supprimés ».
cliquez sur « OK » pour appliquer la règle.